Продуктивность и Управление Временем

Сколько времени в месяц вы тратите на работу с вашей электронной почтой? 5, 10, 20 часов в месяц? Давайтие, для примера, посмотрим на мою статистику до и после того, как я научился эффективно работать с входящими письмами. Для сбора статистики и анализа я использую программу RescueTime, о которой я писал в статье «Анализ и управление временем«.

Вот моя статистика работы с почтой в январе — 7 часов

А вот статистика за сентябрь — 1 час 19 минут

Моя деятельность не изменилась за это время, но я стал тратить на работу с электронной почтой в семь раз меньше времени. Что произошло? Как я пришел к таким результатам?

Я установил для себя некоторые правила работы с входящими письмами и хочу ими поделиться с вами.

Для каждого нового письма я выбираю одно из трех следующих действий:

1) Письмо не актуально для меня или не требует никаких действий. Такие письма я сразу либо удаляю, либо помещаю в архив. Это обычно новости от друзей, письма от страховых компаний или отчеты различных госучереждений.

2) Письма требуют от меня действий, на которые мне нужно от 2 до 5 минут. На такие письма я реагирую сразу после их получения. Это могут быть простые вопросы от коллег или друзей, просьба прислать документ, который уже есть у меня или приглашение на встречу, где нужно только принять решение буду я присутствовать или нет, нажав на соответствующую кнопку.

3) Письма требуют от меня продолжительных действий, на которые у меня нет свободного времени в данный момент или письма, где для ответа нужны материалы или документы, которых у меня нет на момент получения письма. Такие письма (обычно это важные письма), как вы понимаете, требуют особого внимания и их я помещаю в «специальное место» с помощью программы «Бумеранг для GMail«. Эти письма не видны в папке входящие, но в определенное (установленное мной) время они «возвращаются» во входящие. Обычно я устанавливаю время для возврата письма, когда я знаю, что у меня есть свободное время для работы над этими письмами или когда будут доступны материалы или документы, о которых говорится в письме. Например, это может быть письмо от бухгалтера для просьбы прислать отчет по доходам, и если я знаю, что этот отчет у меня будет только через три дня, то я устанавливаю «время возврата» через три дня.

Таким образом мой почтовый ящик всегда пуст и если я вижу в нем письма, то это новые письма, для которых я опять выбираю одно из трех действий. Руководствуясь только этими простыми правилами я смог сэкономить 6 часов в месяц. Для меня это очень много. Думаю, что и для вас тоже.

Мой почтовый ящик 🙂

Попробуйте мою технику для эффективного использования электронной почты и расскажите мне о своих результатах. Удачи!